Горинова Ольга
независимый журналист
rudwolf
архив статей
Горинова Ольга
Узнать цену сокровищам…
Группа Компаний "Первая Ипотечная Компания" – крупнейший участник российского рынка недвижимости. Руководство департамента информационных технологий совместно с «Организацией Времени» работало над внедрением технологий ТМ для секретариата.
Ипотека, новостройки, обилие разнообразных проектов — все это требует экономии времени, четкой работы всех звеньев цепочки — от секретарей до «высшего командования». Можно сказать, время становится особенно драгоценным… Именно для того, чтобы работа была наиболее эффективной, для секретарей руководства IТ-отдела было проведено обучение по технологиям планирования времени на базе Microsoft Outlook-2003.

Идея организации времени
Рассказывает Правский Илья, руководитель IT-отдела:
«С Глебом я познакомился на встрече менеджеров проектов – эта «профессиональная тусовка» у нас проводится раз в месяц. Глеб выступал там со своим рассказом про организацию времени, презентовал подходы, инструменты, идеи, а я слышал, что всё это очень близко к моим собственным размышлениям, идеям, к тому, что мне интересно. Подошел, познакомился, пообщался; у него оставалась одна книжка – я ее буквально «вырвал», купил.
А потом уже я писал статьи для сайта «Организации Времени»...
Вообще лично у меня лет с девятнадцати были ежедневники, я писал там когда и что надо сделать, и сама тема организации времени меня очень привлекала. Организация времени подходит для людей вроде меня, которые уже предрасположены к таким вещам, имеют их, так сказать, в крови!
Итак, после знакомства я рассказывал руководителю своего департамента Сергею Потапову про Глеба и про управление временем, добавив в том числе, что это полезный и важный навык.
Мы встречались с Глебом, Сергей тоже с ним познакомился, и Глеб рассказал про свои продукты, которые были на тот момент.
Среди них был ТМ на Outlook’е и тренинг секретариата. Мы заказывали у него и то, и другое в объеме, подходящем для нашего департамента. Три секретаря департамента прошли обучение на базе Outlook’а».

Про идеал секретаря
Для того, чтобы взять интервью, нужно было дозвониться до компании, до действующих лиц нашего диалога, в частности, до Ильи Правского. И нельзя не отметить, насколько четко, правильно и разумно действовал его секретарь. Ничего лишнего, предельная корректность и полное удобство общения. Ни секунды потерянного времени. Секретарь знает все, что должен знать и делает все, что должен делать.
Взявший затем трубку начальник углубил и дополнил это приятное впечатление.
Илья Правский:
«Я сам общаюсь в основном только с нашим секретарем, соответственно я не могу судить по поводу эффективности тренинга и постановки этой системы для всех.
Своего секретаря я несколько раз спрашивал – спустя неделю, месяц, несколько месяцев после того, как тренинг прошел — спрашивал, остались ли какие-то наработки, пригодилось ли что-нибудь. Секретарь каждый раз подтверждала: пригодилось, и есть, и все методики по-прежнему используются и работают.
И вот примеры.
Когда меня нет на рабочем месте и мне звонят, я получаю от секретаря письмо совершенно четкого формата: звонил такой-то, по такому-то вопросу… Всегда, во всех мелочах присутствует элемент правильной обязательности.
Так же, например, упростилась процедура заказа переговорных комнат. Если мне нужна переговорная, я обращаюсь к секретарю тем или иным способом — устно, по телефону, е-мэйлом. Я настолько сразу указываю в заявке все, что мне нужно: сколько человек, в какой компании, положительность встречи. Ответы секретаря на заявку всегда приходят в одной и той же форме.
Я говорю: «Лида! Мне нужна переговорная!» — и мне приходит письмо: переговорная есть от стольких-то до стольких-то, такое-то место и так далее. Таким образом, все получается очень предсказуемым, без неожиданностей, без срывов. Я могу просто сказать секретарю о комнате и идти по своим делам, даже уехать; когда я вернусь, меня будет ждать письмо о том, что все необходимое уже заказано. Это очень удобно.
О личной эффективности трудно судить, что откуда исходит. Она и сама по характеру аккуратный человек. У нее всегда всё разложено, входящие-исходящие документы красиво разобраны по папкам, порядок, чистота — красота. Я недавно говорил нашему директору, что мне очень нравится, как работает наш секретарь. Может быть, это большей частью ее личная заслуга, но я допускаю, что какую-то роль в этом играет и система ТМ, которая ей помогает».

Сергей Потапов, IT-директор:
«То что касается работы и взаимодействия с секретарем — конечно, нельзя сказать, что абсолютно все, что было описано и проведено на тренинге, используется ежедневно. Но как минимум то, что относилась непосредственно к программе Outlook, я предполагаю, помогает секретарю быть максимально эффективным. При этом у меня нет абсолютно никаких нареканий к работе секретаря, и я надеюсь, это отчасти оттого, что был проведен этот тренинг.
Относительно себя — я не могу сказать, что использую какие-то конкретные вещи, не могу точно вычленить, что получается благодаря тренингу, а что благодаря опыту, который за плечами у всех нас… В целом ТМ — это очень полезно. Например, хотя бы, потому, что на тренингев письменном виде было четко представлено: чем и как должен заниматься секретарь. Несомненно, это помогает ему справляться со своими обязанностями».

ТМ — чтобы быть уверенным
Илья Правский: «Тренинг ожидания оправдал. Всем было интересно, каждый что-то с собой оттуда унес. Конечно, объем того, что люди реально усвоили — это вопрос, который каждый для себя решает сам, каждый и отвечает сам.
Чуть забегая вперед: все те проекты, которые уже были проведены, касались только наших внутренних дел, были в пределах одного департамента. Поэтому мы планируем несколько расширить область работ. Скорее всего мы закажем Глебу еще один тренинг по управлению временем — у нас есть ряд департаментов, с которыми мы связаны общими проектами.
ТМ нужен в том числе для того, чтобы выполнить достаточно сложные проекты. В таких делах необходимо быть уверенными, что люди по другую сторону стола говорят с нами на одном языке, что они настолько же эффективны, что у них, как и у вас, задачи не потеряются и все будет выполнено как надо и в срок. Чтобы быть уверенными, что люди сделают то, о чем мы договорились.
Мы будем обучать людей с наших старых дочерних предприятий.

Человек, сидящий на груде сокровищ…
Одна из частных задач, входящих в программу внедрения ТМ — это обучение людей пользованию программой Outlook. Мы будем обучать их проектной коммуникации, такой как составление писем, назначение встреч. Другой части сотрудников, которые уже знакомы с программой, соответственно требуется уже продвинутый курс — собственно «ТМ на Outlook’е».
У Глеба в этом смысле очень хорошая идея — он стал использовать Outlook для преподавания тайм-менеджмента.
Outlook есть в подавляющем большинстве офисов компаний. Никакого специального софта покупать уже не нужно, не нужно тратить деньги на новые программы. Просто нужно начать правильно использовать простой, существующий в стандартном наборе Microsoft Office инструмент Outlook — для эффективности и простора. Эта мысль понравится любому руководству: не нужно никаких дополнительных вложений.
Outlook для ТМ можно сравнить с ситуацией, когда человек сидел на настоящей груде драгоценностей, но не знал ей цену и не понимал, что с ней делать. Курс ТМ как раз этому и учит».


Опубликовано в книге Г.Архангельского "Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений" («Альпина Бизнес Букс», 2008)